Kümmerkasten: Hilfreiches für eure Ehrentags-Aktion

Bevor es losgeht, sollten die wichtigsten Rahmenbedingungen einmal geklärt sein.

• Ort, Uhrzeit und geplanter Ablauf der Aktion stehen fest und sind allen Beteiligten bekannt.
• Strom, Wasser, Sitzgelegenheiten und weitere grundlegende Voraussetzungen vor Ort sind geklärt.
• Es gibt einen Plan für Regen, Wind oder andere Wetterbedingungen.
• Absprachen mit Partner:innen (Kommune, Veranstaltungsort) sind getroffen.
• Wichtige Fragen zu Sicherheit, Haftung, Versicherung und Bildrechten wurden einmal durchgegangen.

Mehr zu Recht, Haftung und Versicherung findet ihr hier.

Vor Ort läuft es leichter, wenn alle wissen, wer was übernimmt und wie sie sich schnell abstimmen können.

• Die Gesamtverantwortung ist geklärt.
• Aufgaben für Aufbau, Betreuung und Abbau sind verteilt.
• Helfende wissen, wann und wo sie gebraucht werden.
• Treffpunkt, Zeiten und was sonst wichtig ist, sind allen Beteiligten bekannt.
• Eine Ansprechperson für Rückfragen oder Probleme ist benannt.
• Es ist mitgedacht, wer einspringen kann, wenn jemand ausfällt.

Was vor Ort gebraucht wird, sollte möglichst vollständig vorbereitet sein.

• Alle benötigten Materialien für die Aktion sind zusammengestellt.
• Technik, Tische, Schilder, Drucksachen oder andere Ausstattungselemente sind einsatzbereit.
• Mitmachmaterialien oder Aktionsbausteine sind vorbereitet und liegen bereit.
• Es ist klar, wer welche Materialien mitbringt oder nachlegt.
• Wichtige Unterlagen, Teamkontakte, Partnerkontakte oder kurze Infos für Helfende sind griffbereit.

Viele kommen nicht nur als Gäste, sondern möchten sich einbringen. Ein guter Start hilft, dass sie schnell ihren Platz finden.

• Der Treffpunkt für eure Aktion ist bekannt.
• Der Ablauf und alle notwendigen Informationen zum Mitmachen sind bekannt.
• Mitwirkende und Gäste werden willkommen geheißen.
• Jeder und jede weiß, wie er oder sie sich beteiligen kann.

Kleiner Tipp:
Bei kleinen bis mittelgroßen Formaten kann ein kurzer Ankommensmoment helfen, zum Beispiel mit einer einfachen Frage: „Wie seid ihr heute da?“, „Was bringt ihr heute mit?“ oder durch eine kurze Vorstellungsrunde.

Während der Aktion helfen Kleinigkeiten, damit das eigene Tun sichtbar wird.

• Die Einwilligung zur Nutzung von Foto- und Videomaterial von Teilnehmenden im Rahmen der Veranstaltung ist geklärt.
• Bilder und Videos aufnehmen, die die Stimmung und besondere Momente einfangen.
• Kurze Zitate oder Eindrücke von Teilnehmenden direkt notieren.
• Beiträge über Social Media veröffentlichen.

Verlinkt den Ehrentag in euren Beiträgen auf Instagram, LinkedIn, Facebook oder YouTube. Unsere Kanäle findet ihr hier.

Auch nach der Aktion können ein paar kleine Schritte helfen, damit Kontakte bestehen bleiben und aus dem gemeinsamen Tag mehr entstehen kann.

• Abbau und gemeinsamer Abschluss sind organisiert.
• Fotos, Notizen und Eindrücke werden gesichert.
• Der Flyer mit dem QR-Code zur Ehrentag-Umfrage ist während der gesamten Aktion gut sichtbar platziert. So können Teilnehmende ihre Eindrücke direkt teilen. Die Rückmeldungen helfen, den Ehrentag weiterzuentwickeln.
• Es gibt eine Möglichkeit, Kontaktdaten von Interessierten aufzunehmen.
• Teilnehmende, Helfende und Interessierte werden bewusst verabschiedet.
• Es wird auf nächste Möglichkeiten zum Mitmachen hingewiesen.

Kleiner Tipp für einen guten Abschluss: Ein kurzer Dank, ein persönlicher Abschied oder eine einfache Abschlussfrage in der Runde können helfen, zum Beispiel: „Was nehmt ihr heute mit?“